در ارتباط رو به پایین هرگاه مدیران از دادن اطلاعات واقعی و كافی به كاركنان خودداری كنند، كاركنان اعتماد خود نسبت به آنها از دست داده و نمی‌توانند پاسخ های صحیحی به پیام های ارتباطی آنها بدهند و این امر باعث ایجاد تنش هایی در سازمان میشود. نتایج تحقیقی كه درباره اهمیت ارتباطات عمودی در سازمان انجام شده نشان می‌دهد كه دوسوم ارتباطات مدیران با كاركنان ارتباطات عمودی است.
2-1-8-2- ارتباطات افقی :
معمولا شبكه ارتباطی افقی [47] دارای الگویی از جریان كارها در یک سازمان است كه بین اعضای یک گروه، این گروه و گروه‌های دیگر و بین اعضای دوایر مختلف برقرار میشود. هدف ارتباطات افقی ایجاد هماهنگی و حل مسائل از طریق كانال مستقیم در سازمان است. از معایب این نوع ارتباط ایجاد علایق مشترک بین افراد سازمانی همسطح و بی توجهی آنان به مشکلات پیش آمده برای دیگر سطوح سازمانی است که اثر نامطلوبی بر سیستم کنترل و نظارت گذاشته و موقعیت کنترل کننده را متزلزل می سازد(جوادین ،1384).
2-1-8-3- ارتباطات مورب :
ارتباط مورب [48] هنگامی صورت می‌گیرد كه افراد در سطوح مختلف كه رابطه گزارش دهی مستقیم ندارند، با یكدیگر ارتباط برقرار كنند. ارتباطات مورب هنگامی پدید می آید که منبع پیام نتواند به طور اثر بخشی از طریق دیگر شیوه های موجود ، به دریافت کننده پیام دسترسی پیدا کند. در ارتباطات مورب پیام در دو سطح مختلف از سلسله مراتب سازمانی و یا خارج از سلسله مراتب اداری مبادله میشود ، این ارتباط به منظور هماهنگی ، یکی کردن و جامعیت ارتباطات افقی است (آل آقا ،1378).
در تقسیم بندی دیگر برای انواع ارتباطات سازمانی موارد زیر در نظر گرفته میشود:
2-1-8-4- ارتباطات رسمی :
ارتباط می تواند از طریقِ کانال هایِ رسمی[49] نظیر ملاقات های رسمی و آئین نامه ها یا از طریق کانال هایِ غیرِ رسمی نظیر شایعات صورت گیرد (دویر جی [50] ، 2002). در گروه‌های كوچك رسمی، شامل شبكه‌های همه جانبه، چرخی و زنجیرهای است. در ارتباط همه جانبه همه اعضا می توانند آزادانه با هم در ارتباط باشند. در شبكه چرخی، رهبر به عنوان كانون و مركز این ارتباط، فعالیت می كند. در شبكه زنجیره ای یک زنجیر فرماندهی رسمی وجود دارد. وجود هر یک از این سه شبكه به هدف گروه بستگی دارد.
2-1-8-5- ارتباطات غیر رسمی :
ارتباط سازمانی غیر رسمی [51] ارتباطی است كه از خطوط نمودار سازمانی پیروی نمی كند این نوع ارتباط الگوی روابط شخصی میان اعضای سازمان را دنبال می كند . برای نمونه، یک فرد با دوستش بدون توجه به موقعیت او در نمودار سازمانی ارتباط برقرار می كند به طور كلی چون اعضای سازمان اشتیاق به كسب اطلاعاتی دارند كه ارتباط رسمی سازمانی نمی تواند آنرا فراهم كند شبكه های ارتباط غیر رسمی سازمان به وجودمی آید (فیضی،1383). این ارتباطات را ارتباطات درخت انگوری نیز نامیده اند زیرا همانند درخت مو به هر گوشه سرمی كشد و به طور نامنظم به هر جای سازمان را ه می یابد.(الوانی،1384) .
افراد به محض ورود به سازمان بنا بر علل مختلف از جمله علایق، سلیقه های مشترك، همفكری هاو… با هم رابطه برقرار میكنند و شبكه ارتباطی غیر رسمی را تشكیل می‌دهند. ارتباطات غیر رسمی در سازمان گاهی اوقات آن قدر توسعه می‌یابد كه ارتباطات رسمی در آن محو میشود. در صورتی كه ارتباطات رسمی با اهداف سازمان در تعارض باشند، در راه نیل به این اهداف، اختلال ایجاد میكنند و در سازمان تنش به وجود می‌آورند. هرگاه مدیر این گونه روابط را در راستای اهداف سازمان ببیند باید از آنها بهره گیرد و هر گاه آنها را بازدارنده ببیند باید در توقف این روابط بكوشد تا بتواند تنش زدایی كند (فیضی،1383).
ممكن است شبكه ارتباطی غیر رسمی به این دلیل ایجاد شود كه شبكه های رسمی توجهی به نیازهای اطلاعاتی اعضای سازمان نمی‌كنند. بنابراین شبكه های غیر رسمی در ارضای نیازهای مربوط به اطلاعات اضافی سراسر سازمان مفید تلقی میشود. یكی از اصول اساسی ارتباطات غیر رسمی شایعه می‌باشد. با وجود این كه اطلاعات ناشی از شایعه در اتخاذ تصمیم صحیح چندان مورد استفاده نیست ولی اعضای سازمان آن را برای ارسال و دریافت پیام های مربوط به محیط داخلیشان مورد استفاده قرار می‌دهند. (فیضی،1383). شبكه ارتباط سازمان غیر رسمی[52]سه خصوصیت عمده دارد( اقتباس از سایت مدیرایران[53]:1390) :
1- به طور ناگهانی ظاهر می شود و بدون قاعده و نظم در سازمان به كار می رود .
2- ریاست عالی سازمان نمی تواند آنرا كنترل كند و برآن اثر بگذارد .
3- به طور وسیع برای خدمت به منافع كسانی كه در آن شبكه قرار دارند به كار می رود .
به منظور كاهش مسائل مربوط به شایعه یا صحبت های درگوشی، مدیران باید در قدم اول تمام تلاش خود را به كارگیرند كه شكافهای موجود در سیستم ارتباطات رسمی را مسدود كنند. مسلما زمانی كه كاركنان، اطلاعات[54]مناسب را دریافت كنند احساس میكنند كه به نحو بهتری از مسائل آگاه هستند و در مورد ن
| منبع فایل کامل این پایان نامه این سایت pipaf.ir است |
قش خود در سازمان اطمینان خاطر بیشتری پیدا میكنند. همچنین با حذف پیام های رسمی مبهم، انتشار شایعه كم میشود. در حقیقت در هر سیستم ارتباطی اثربخش باید به شبكه های غیر رسمی اجازه داده شود كه با هماهنگی با كانال های رسمی عمل كنند تا نیل به هدفهای سازمان امكان‌پذیر شود .
2-1-9- انتخاب مسیر یا كانال ارتباطی:
انتخاب یک كانال مناسب بستگی به موقعیت دارد و مدیران باید موارد زیر را درنظر بگیرند :
1- ماهیت [55] ارتباط مورد نظر
2- توانایی طرفها در ایجاد ارتباط
3- ارتباط متقابل بین گروه‌ها در درون هر یک از آنها
4- خصوصیات كانال بر حسب گزینش، سرعت و قابلیت پذیرش
در انتخاب كانال ارتباطی، مدیران باید در مورد الگوی ارتباطات كه بین افراد یک كانال وجود دارد اطلاعاتی داشته‌باشند. یک روش برای درك الگوهای احتمالی ارتباطات در نظرگرفتن چهار شبكه اصلی است، این شبكه‌ها، قالبهایی برای تماس میان مراكز تصمیم‌گیری به شمار می‌روند. شبكه‌های ارتباطی را به طور كمی به دو دسته متمركز و غیر متمركز تقسیم‌بندی میكنند. شبكه ارتباطی متمركز [56] شامل شبكه ارتباطی Y و شبكه ارتباطی ستاره[57] است. شبكه ارتباطی غیر‌متمركز[58] شامل شبكه ارتباطی زنجیره ای [59]و شبكه ارتباطی دایره‌ای [60]است. شبكه ارتباطی غیر‌متمركز برای وظایف پیچیده و شبكه ارتباطی متمركز برای وظایف ساده و دقیق مناسب است (یحیای ایله ای ،1390).
در شبكه دایره‌ای، ارتباطات ممكن است از هر طرف فرد آغاز گردد، بنابراین این الگو [61]نماینده سیستم های ارتباطات در صورت نبودن یک رهبر یا یک برنامه مشخص برای عمل است. در الگوی چرخی یک رهبر مركزی وجود دارد كه با هر یک از زیردستان ارتباط برقرار می‌كند. به هر حال زیر دستان حق ارتباط با یكدیگر را ندارند. الگوی زنجیره ای شكل ویژه‌ای از الگوی دایره‌ای است، با این تفاوت كه حلقه ها به هم پیوسته نیستند.
در مقایسه با الگوی دایره‌ای، هر یک از دو انتهای باز زنجیره در این الگو، گرایش دارد كه مجموع حجم ارتباطاتی را كه در شبكه داده میشود كاهش دهد. الگوی Y شبیه زنجیره است، با این تفاوت كه یک عضو در خارج از زنجیره قرار می‌گیرد. الگوی Y بیانگر این مطلب است كه یک عضو متخصص وجود دارد كه با یک مدیر اجرایی در كنش متقابل است. بیشترین رضایتمندی اعضای شبكه مربوط به الگوی دایره‌ای، بعد الگوی زنجیرهای، سپس الگوی Y و در نهایت الگوی چرخی است. به هر حال اثربخش ترین شبكه، بستگی به موقعیت و هدفهای از پیش تعیین شده دارد و هنگامی كه موقعیت تغییر می‌كند، شبكه دیگری ممكن است عملی باشد (یحیایی ایله ای ،1390).
2-1-10- قوانین راهبردی در ارتباطات سازمانی:
ریو دان برگس [62] در سال 2008 شش قانون راهبردی در ارتباطات سازمانی را به شرح زیر بیان
می کند (یحیایی ایله ای ، 1390) :
قانون1. ارتباط معمولا به شكست می انجامد مگر اینكه شانس بیاورید: این كه افراد تصور میكنند پیام های آنها را دیگران به درستی دریافت میكنند به دلیل غرور آنهاست. ارتباط یک فرایند پیچیده است. برای ارتباط باید یک فرستنده و یک دریافت كننده كه پیام را درك می‌كند وجود داشته باشد كه به راحتی به دست نمی‌آید. به دلیل این كه علل مختلفی می‌تواند منجر به تحریف یا از دست رفتن پیام شود بهتر است پیام را از همه راه های ممكن مبادله كنید. آن را بگویید، در خبرنامه بنویسید، در تابلوی اعلانات بنویسید و به صورت یک به یک یا گروهی درباره آن بحث كنید اولین قانون ارتباط سازمانی خود دارای چهار نتیجه است :
1- اگر ارتباط بتواند به شكست بیانجامد، حتما شكست می خورد. این نتیجه فرعی به این علت است كه اگر شما شانس شكست خوردن را به پیام بدهید، آن حتما شكست می‌خورد. اگر شما به عنوان یكی از عوامل ارتباط، بی‌دقت باشید یا بدون مهارت كافی باشید یا اگر فقط تنبلی كنید، شما معمولا در ارتباط با شكست مواجه می‌شوید.
2- اگر ارتباط نتواند شكست بخورد، هنوز هم احتمال شكست آن وجود دارد: حتی با رعایت دقیق پیش نیازها، ممكن است اتفاقات ناگهانی پیش بیاید كه مانع جریان داده ها شود. مثلا دستگاه كپی درست كار نكند، سیستم صوتی از كار بیافتد، همچنین قانون مورفی [63] هم وجود دارد.
3- اگر به نظر بیاید كه ارتباط در مسیری كه ما قصد داریم موفق باشد، در راهی كه ما تصور نكرده ایم قرار می‌گیرد؛ اگر همه چیز به خوبی پیش رود، موفقیت ممكن است گمراه كننده باشد. دریافت كننده ممكن است فكر كند كه پیام شما را دریافت كرده ولی درحقیقت آنها معمولا آن را اشتباه فهمیده اند یا برای خوشحال كردن شما نمی‌خواهند اعتراف كنند كه درست دریافت نكرده‌اند.
4- اگر مطمئن باشید كه ارتباط شما موفق خواهد بود، آن حتما شكست می خورد: در نظر گرفتن شرایط خود به این معنی است كه شما فرایند ارتباط را با توجه به سلیقه خود طراحی كرده‌اید و شرایط گیرنده را مد نظر نداشته‌اید. پیام خود را برای گیرنده طراحی كنید
نه برای فرستنده.
قانون2: اگر یک پیام را بتوان به روش های مختلف فهمید، دقیقا به همان روش معنا می شود كه بیشترین زیان را دارد. اگر پیام به اشتباه فهمیده شود، چه آسیبی را در پی خواهد داشت؟ از آنجا كه همیشه احتمال خطا وجود دارد، عاقلانه است كه بدانیم كه اگر خطایی در پیام اتفاق افتد چه كنیم ؟
قانون3: همیشه فردی وجود دارد كه بهتر از شما می‌داند مقصود شما از پیام چیست. بسیاری از مردم فكر میكنند كه می‌تواتند فكر ما بهتر از خودمان بخوانند..
قانون4: هر چه ارتباطات بیشتر باشد، موفق شدن در ارتباط مشكل‌تر میشود. زمان ارتباط باید محدود باشد. به همین خاطر است كه برای مطالبی كه از طریق تلویزیون ارائه می شود محدودیت زمانی قرار می دهند. این تصور غلطی است كه هر قدر اطلاعات بیشتر باشد بهتر است. مقدار خیلی زیاد اطلاعات به همان بدی نداشتن اطلاعات كافی است.
قانون 5: در حجم زیاد ارتباط، مهم نیست كه چیزها چطور هستند، چیزی كه مهم است این است كه چیزها چگونه باید به نظر بیایند.
قانون6: اهمیت آیتم های [64]خبری نسبت عكس با مربع فاصله دارد: به زبان ساده می‌توان گفت جنگ با مشت، در همسایگی من، برای من مهم تر از این است كه 50000 نفر در سیل در 10000 مایل[65] ( واحد اندازه گیری طول ) دورتر كشته شده‌اند. خوب است كه به فكر بچه‌های گرسنه آفریقا باشیم ولی افراد گرسنه در محل ما توجه بیشتری نیاز دارند.
2-1-11- مشكلات در ارتباطات سازمانی :
گری کریپس [66] در سال 1990 در مقاله ای تحت عنوان ارتباطات سازمانی و توسعه سازمانی مشکلات موجود در ارتباطات سازمانی را به شرح زیر ارائه می نماید (یحیایی ایله ای ، 1390):
1- اگر من می‌دانم پس هر كسی باید بداند: شاید رایج ترین مشكل ارتباطات، این فرض مدیریت است كه چرا آنها از اطلاعاتی آگاهی دارند كه بقیه آگاهی ندارند. معمولا كاركنان از اطلاعات آگاهی ندارند مگر اینكه مدیران آنها را انتقال دهند.
2- ما از تشریفات و كاغذ‌بازی متنفریم: در زمان آغاز به كار یک سازمان، راهبران آن به دلیل اینكه اهل تشریفات اداری نیستند به خود می بالند. نوشتن بعضی چیزها ممكن است نشانه تشریفات اداری باشد و از آن اجتناب شود. همانطور كه سازمان رشد می‌كند، به ارتباطات و بازخورد آنها نیاز بیشتری پیدا می‌كند ولی به این ارتباطات ارزشی داده نمی‌شود، در نتیجه آشفتگی به دنبال خواهد داشت.