آزمایش کارکرد کارکنان در بعد فردی ، علاوه بر جفت و جور آوردن بازخورهای بدست اومده از فعالیت‎های کارکنان، کارکردهای دیگری هم واسه سازمان‎ها داره. از جمله کلی‎ترین کارکردهای اون عبارتند از:

• تعیین افزایش حقوق و امتیازات جانبی واسه کارکنان بر مبنای شاخص‎های کارکرد؛
• تعیین ترفیعات و انتقال‎های کارکنان براساس بیان نقاط ضعف و قوت کارکنان؛
• عیین اینکه کدوم یکی از کارکنان می‎باید براساس فعالیت‎های کاری خود از کار برکنار یا اخراج گردند؛
• شناسایی نیازای آموزشی و فوت وفن‎های آزمایش بوسیله تشخیص نواحی ضعف؛
• ارتقا ارتباطات موثر در داخل سازمان از راه مکالمات دوطرفه بین سرپرستان و زیردستان؛
• سازگاری با قوانین و مقررات دولتی طوری که شاخص‎های معتبر استخدام بر اساس شاخص‎ها و قوانین قوانین و مقررات دولتی باشه.

در بعد سازمانی می‎توان کارکردهای زیر رو واسه آزمایش کارکرد شمرد:

• افزایش کارکرد بدنه سازمان به خاطر: توجیه مؤثرتر اهداف و ارزش‎های سازمان، افزایش احساس اتحاد و وفاداری، رابطه بهتر بین مدیران و کارکنان و افزایش قدرت رهبری مدیریت؛
• بهبود فعالیت‎های افراد؛
• شناسایی نظرات اصلاحی؛
• امکان پیشرفت انتظارات و دیدگاه های دراز مدت؛
• شناسایی بهتر نیازای آموزش و پرورش کارکنان؛
• ایجاد و حفظ فرهنگ بهسازی دائمی؛
• القاء این پیام که به افراد سازمان بها داده می‎شه (اولیاء و فلاح نژاد، ۱۳۷۸، ص ۱۲۴-۱۲۳).

۲-۲-۱۰- دلایل آزمایش کارکرد:

با مروری بر ادبیات موضوع آزمایش کارکرد دلایل اون رو میشه به سه گروه اصلی زیر تقسیم کرد:

اهداف هدف دار: شامل مدیریت هدف دار و تجدید نظر در روش هدف دار هاست.

اهداف ارتباطی: شامل کنترل موقعیت فعلی، نشون دادن راه آینده، ارائه بازخور و الگوبرداری از سازمانای دیگه س.

اهداف انگیزشی: شامل تدوین سیستم جایزه و هم اینکه تشویق بهبود و یادگیریه (کریمی، ۱۳۸۵، ص ۲۲).

۲-۲-۱۱- اهداف آزمایش کارکرد:

اهداف آزمایش کارکرد به قرار ذیله:

– شناسایی نقاط قوت و ضعف و مشکلات و تلاش در جهت شکوفایی و افزایش قابلیتا و اصلاح فعالیتا به خاطر به کار گیری فرصتا و بی اثر کردن تهدیدهای محیطی؛

– بهبود تخصیص منابع و استفاده بهتر از امکانات و منابع انسانی در جهت اجرای اهداف و برنامه ها؛

– بهبود اراده کردن در مورد بخش و عمق فعالیتا، برنامه ها و اهداف آینده؛

– افزایش توانمندی سازمان در ارائه کمّی و کیفی خدمات؛

– ارتقا پاسخگویی در مورد کارکرد برنامه ها (محمد فام، ۱۳۸۹).

۲-۲-۱۲- ضرورت و اهمیّت آزمایش کارکرد:

بهبود دائمی کارکرد سازمان ها، نیروی بزرگ هم افزایی[۱] ایجاد می کنه که این نیروها می تونه پشتیبان برنامه رشد و پیشرفت و ایجاد فرصت های تعالی سازمانی شه. دولت ها و سازمان ها و مؤسسات تلاش جلو برنده ای رو در این مورد اعمال می کنن. بدون بررسی و کسب باخبر شدن از اندازه پیشرفت و رسیدن به اهداف و بدون شناسایی چالشای پیش روی سازمان و کسب بازخور و اطلاع از اندازه اجرای سیاستای آماده شده و شناسایی مواردی که به بهتر شدن جدّی نیاز دارن، بهبود دائمی کارکرد ممکن نمیشه. همه موارد نامبرده بدون اندازه گیری و آزمایش امکان پذیر نیس.

لرد کوین[۲] فیزیکدان انگلیسی در مورد ضرورت اندازه گیری می گوید: «هروقت تونستیم چیزی که درباره اون صحبت می کنیم اندازه گرفته و به شکل اعداد و ارقام بگیم می تونیم ادعا کنیم درباره موضوع مورد بحث چیزایی می دانیم. وگرنه آگاهی و علم ما ناقص بوده و هیچوقت به مرحله بلوغ نمی رسه» (رحیمی، ۱۳۸۵، ص ۳۶).

علم مدیریت هم روشن کننده مطالب مذکوره. هرچه رو که نتونیم اندازه گیری کنیم، نمی توانیم کنترل کنیم و هر چی رو که نتونیم کنترل کنیم، مدیریت اون امکان پذیر نخواد بود. موضوع اصلی در تموم موشکافی های سازمانی، عملکرده و بهبود اون لازمه اندازه گیریه و از این رو سازمانی بدون سیستم آزمایش کارکرد قابل تصور نمی باشه.

هم اینکه کارشناسان و محققین فکر می کنند که آزمایش کارکرد، موضوعی اصلی در همه تجزیه و تحلیلای سازمانیه و تصور سازمانی که شامل آزمایش و اندازه گیری کارکرد نباشه، مشکله. آزمایش و اندازه گیری کارکرد موجب هوشمندی سیستم و برانگیختن افراد در جهت رفتار مطلوب می شه و بخش اصلی تدوین و اجرای سیاست سازمانیه (الهی، ۱۳۷۸، ص ۵۲).

آزمایش کارکرد از جمله بهترین راه های به دست آوردن اطلاعات واسه اراده کردن در سازمان هاست. همیشه در هر دوره وقتی نیاز به آزمایش عملکردسازمان در مدیران حس می شده. بنابر این اونا تلاش داشتن تا کارکرد سازمانای خود رو به واسطه اندازه ها و سنجهای جور واجور آزمایش کنن (ایران زاده و برقی، ۱۳۸۸، ص ۶۹).

۲-۲-۱۳- ابعاد آزمایش کارکرد:

باید از آزمایش کوچیک ترین اجزا تأثیرگذار در کارکرد یه نهاد شروع کرده و با گذروندن سلسله مراتب سازمانی و به کار گیری اطلاعات آزمایش اجزا، به آزمایش کارکرد نهاد پرداخت. واسه انجام آزمایش یه نهاد انجام آزمایش در چهار سطح لازمه.

چیزی که در ادبیات مدیریت دور و بر آزمایش سطوح جور واجور سازمانی هست، نشون دهنده وجود چهار رده آزمایش واسه کارکرد یه سازمان می باشه.

1. آزمایش کارکرد کارکنان:

در سطح کارکنان «سینگر» عقیده داره که آزمایش کارکرد یه پروسه رسمیه که طی اون بازخور تشخیصی (معرفت مثبت یا منفی) به کارکنان در مورد کارکرد شغلی اونا داده می‎شه. این نوع آزمایش، آزمایش کوچیک ترین واحد یه سازمان می باشه، ادبیات موجود و بخش مدیریت در این بخش بسیار فراوون می باشه. در مدلای بسیاری واسه آزمایش کارکرد کارکنان ارائه شده و هر کدوم از الگوهای ارائه شده در این بخش با تکیه بر شاخصایی که واسه آزمایش معرفی کردن به ارائه روش هایی واسه امتحان کارکرد کارکنان اقدام می پردازند. در این بخش می توان رویکردهای زیادی رو گفت.

2. آزمایش کارکرد بخشی از یه سازمان:

این آزمایش که به عنوان زیرمجموعه ای از آزمایش سازمانی می باشه، واسه آزمایش کارکرد یه سازمان لازمه. از اونجا که یه سازمان تشکیل شده از زیرمجموعه های (بخشای) مختلفه که کل این بخشا سازمان رو تشکیل میدن، بنابر این واسه آزمایش کارکرد سازمان، آزمایش کارکرد این زیر مجموعه ها بر مبنای با شاخصا و معیارهای آزمایش اونا لازمه. در این نوع آزمایش، اول اهداف و مأموریت های یه بخش هم جهت با اهداف و مأموریت های دستگاه مشخص شده و بعد شاخصای آزمایش اونا تعریف شده و به محاسبه شاخصا و بعد آزمایش یافته های شاخصا اقدام می شه.

3. آزمایش کارکرد مدیر:

از اونجا که در هر سازمان، نقش مدیر اون سازمان به عنوان یکی از عوامل مهم راهبری و هدایت سازمان، غیر قابل اغماض می باشه، بنابر این آزمایش کارکرد مدیر واسه باخبر شدن از اندازه موفقیت در انجام نقش راهبری خود واسه رسیدن به یافته های درست آزمایش کارکرد سازمان لازمه. در ادبیات مدیریت هم، عقاید مختلفی واسه آزمایش کارکرد مدیر یه سازمان معرفی شده. که هر کدوم از این عقاید هم با معرفی کردن نوع نگاه به مدیریت یه سازمان و هم شاخص ها و معیارهایی واسه آزمایش به ارائه روش هایی واسه آزمایش مدیری می پردازه. مثلا می توان به نظریاتی مثل؛ الف) مدل های رفتاری رهبری ب) نظریه های اقتضایی رهبری ج) نظریه های بهره وری و … اشاره کرد که هر کدوم تو یه راه و روش خاص به معرفی شاخص های آزمایش مدیر اقدام کرده ان.

4. آزمایش کارکرد سازمان:

در بعد سازمانی، آزمایش کارکرد معمولاً هم معنی با تاثیر فعالیت‎هاست. سازمان به عنوان مجموعه هماهنگ و هدف دار از اجزا که واسه رسیدن به هدف یا اهداف با هم پیوند خورده و تشکیل یه سازمان رو داده ان، یکی از مهم ترین نیازهاییه که امروزه به ضرورت وجود اون تأکید شده. هم اینکه به دلیل نقش مؤثر سازمانا و بنابر این ضرورت توجه به کارکرد و اثرات کارکرد اونا آزمایش کارکرد یه سازمان در بخش فعالیت اون چیزی حیاتیه. از اونجا که یه سازمان تشکیل شده از اجزا و بخش های جور واجور می باشه، بنابر این واسه اطمینان از اندازه موفقیّت سازمان می بایست به آزمایش اندازه تناسب، یکی بودن و کارایی کارکرد این اجزا بر مبنای شاخصای معیارهای درست کارکرد، در جهت اهداف سازمانی اقدام کرد، بر همین پایه واسه آزمایش یه سازمان، به کار گیری یافته های آزمایش کارکنان و بخشای جور واجور یه سازمان لازمه (صمدی، ۱۳۹۰).

۲-۲-۱۴- پروسه آزمایش کارکرد:

هر فرآیندی شامل مجموعه ای از فعالیت ها و اقدامات با توالی و ترتیب خاص منطقی و هدف دار می باشه. در پروسه آزمایش کارکرد هم هر مدل و الگویی که انتخاب شه، طی مراحل و رعایت نظم و توالی فعالیت های زیر لازم می باشه.

۱٫    تدوین شاخصا و ابعاد و محورهای مربوطه و تعیین واحد امتحان اونا:

شاخص ها راه حرکت سازمان ها رو واسه رسیدن به اهداف مشخص می کنه. نگاه اونّل در تدوین شاخص ها متوجه چشم انداز[۳]، مأموریت[۴]، اهداف کلان، راهبردهای دراز مدت و کوتاه مدت و برنامه های عملیاتی[۵]، و به فعالیت های اصلی متمرکز می شه. منابع احصاء و اقتباس واسه تدوین شاخص های آزمایش کارکرد سازمان های دولتی، قوانین و مصوبات مجلس و هیأت دولت و برنامه های پیشرفت اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی و هم اینکه سند چشم انداز بیست ساله کشور و روش هدف دار پیشرفت صنعتی کشور می باشه. در بخش غیر دولتی اساسنامه و برنامه های عملیاتی و سهم بازار و هر هدفی که مدّ نظر سازمان می باشه ملاک قرار می گیرد.

۲٫    تعیین وزن شاخصا، از نظر اهمیّت اونا و سقف امتیازات مربوطه:

به این معنا که اهمیّت هر کدوم از ابعاد و محور شاخصا چقدره؟ شاخصا اهمیّت برابر دارن و یا متفاوتند؟ کدوم شاخص از بیشترین و کدوم یکی از کمترین اندازه اهمیّت بهره مند هستن؟ واسه تعیین ضرایب و اوزان شاخص ها روش هایی از جمله «روش لیکرت»[۶]، «روش گروه غیر واقعی»[۷]، «روش بوردا»[۸]، «روش انتخاب عقاید کارشناسان»[۹] و «روش پروسه تحلیل سلسله مراتبی»[۱۰] رو می توان نام برد.

۳٫    استانداردگذاری و تعیین وضعیت مطلوب هر شاخص:

تعیین ملاک کارکرد و مقدار تحقق شاخص به شکل کمّی یا کیفی، و اندازه رشد کارکرد در سالای گذشته به صورت میانگین و یا میانگین متحرک واسه دو یا چند سال گذشته، با در نظر گرفتن اهداف خاص تعیین شده واسه اون دوره و پدیده های مؤثر در چگونگی تحقق اون شاخص، استخراج و مشخص می شه. در تعیین وضعیت مطلوب کارکرد شاخص باید واقع گرایانه و غیر بلندپروازانه عمل کرد و توافق واحدهایی که وظیفه انجام و عمل به اون شاخص رو بردوش دارن جلب کرد.

۴٫    ابلاغ و اعلان انتظارات و شاخصا به آزمایش شونده:

در روشای رایج آزمایش کارکرد معمولاً بدون اینکه آزمایش شونده از شاخصای آزمایش باخبر باشه، یهو با نمرات و قضاوتای آزمایش روبرو می شه. اگه هدف اساسی آزمایش رو رشد و پیشرفت آزمایش شونده بدونیم، پس ضرورت داره که قبل از شروع دوره آزمایش انتظارات مورد توجه به شکل شاخصا به پرسنل سازمان اعلام شه تا اونا بتونن برنامه ریزی، سازماندهی، ایجاد رابطه مناسب و بقیه پروسه های کارکرد مورد انتظار رو محقق کنن.

5. امتحان و اندازه گیری از راه مقایسه کارکرد واقعی پایان دوره آزمایش، با استاندارد مطلوب از قبل تعیین شده:

در این مرحله فعالیتا و نتیجه های کارکنان سازمان در رابطه با هر شاخص مورد امتحان قرار می گیرد. هم اینکه واسه هر شاخص، کارکرد واقعی رو با بهره گرفتن از کل واقعیت های موجود مشخص و با استاندارد کارکرد مطلوب مقایسه می کنیم و نسبت به وضعیت تحقق اهداف اون شاخص بررسیای لازم انجام می شه. در این مرحله قوت و ضعف، فرصتا و تهدیدات سازمانی هم جهت با حصول به اهداف مورد نظر شناسایی می شن.

۶٫ استخراج و تحلیل یافته های:

در آخر تحلیل لازم انجام و در صورت ضرورت باید اقدامات اصلاحی جهت بهبود کارکرد در اون شاخص رو مشخص کرد. یه نکته اینکه در یافته های کارکرد، معمولاً راه و روش و دیدگاه حاکم در آزمایش کارکرد مورد توجه خاص قرار می گیرد. مثلاً؛ اگه آزمایش کارکرد یه پروسه مورد توجه باشه، یافته های این اندازه گیری منتهی به تعیین وضعیت مطلوب یا بد بودن کارکرد اون پروسه می شه. اگه پروسه موجب افزایش ارزش افزوده واسه سازمان شه کارکرد اون مطلوب، و گرنه دلیل منفی بودن کارکرد پروسه رو باید بررسی کرد. واسه دلیل یابی هم می توان از «فوت وفن طراحی آزمایشا»[۱۱] و واسه کاهش خطا از «شش سیگما»[۱۲] که در سازمانای پیشرو بیشتر عملی می باشه، استفاده کرد. همچنـــین بـــرای بهبود داخلی پروسه از «روش بهبود دائمی پروسه»[۱۳] و جهت بهبود کلی و عوامل خارجی پروسه نیاز به «روش مهندسی دوباره»[۱۴]   است.

۲-۲-۱۵- شاخص ها و استانداردهای آزمایش کارکرد:

از شاخصا و استانداردها مثل قلب پروسه آزمایش کارکرد یاد می کنن. ولی باید در نظر داشت که بین این دو از دید معنایی، فرق‎هایی هست. شاخصا در واقع از اهداف و روش هدف دار‎های شرکت گرفته می‎شن ولی استاندارد در واقع شاخصایی هستن که شرکت در اون مقادیر کمی یا کیفی مطلوبی رو به عنوان هدف در نظر گرفته (قدرتیان، ۱۳۸۱، ص ۳۰).

۲-۲-۱۵-۱-تعریف استاندارد:

تفسیر اهداف سازمان به شکل یه بازده دقیق و قابل اندازه‎گیری رو استاندارد می گن (رضائیان، ۱۳۸۰، ص ۲۴۰). در واقع استانداردهای کارکرد بیان یافته های مورد انتظار در آخر کاره. این نتیجه‎ها ممکنه عینی و یا ذهنی باشه (قدرتیان، ۱۳۸۱، ص ۳۰).

۲-۲-۱۵-۲- تعریف شاخص:

شاخص، عددیه که از ترکیب یا تقسیم دو یا چند اندازه دیگه بدست می‎آید. با این تعریف یعنی اینکه همه حاصل جمع‎ها، حاصل‎ضرب‎ها و خارج قسمت‎ها، شاخص حساب می‎شه. شاخصها، زبون نشون دهنده اطلاعات مبهم و کمّی هستن. نکته مزبور در همین زمینه اینه که هر قدر اطلاعات جمع‎بیاری شده به صورت خام و وسیع باشه، مشکل بشه از انبوه اطلاعات مزبور، برداشت درستی بعمل آورد. شاخصا به دو روش ساخته می‎شن: یکی به صورت تعریف ساده و دیگری به صورت تعریف کمیتای تطبیقی. از راه تعریف ساده باید گفت که شاخص به عنوان تعریف معادله گونه‎ایه که طی اون یه طرف معادله برابر طرف دیگه فرض می‎شه. مثلاً وقتی از تعبیر «سوءتفاهم» تعریف درستی به عمل آید، در اون صورت می‎توان گفت که می‎توان از شاخص «سوءتفاهم» واسه تحقیق‎های خود استفاده کرد. این روش ساخت شامل متغیرهای کیفی مانند بالا و هم متغیرهای کمّی ساده مانند حجم فروش و… می‎شه.

روش دیگه اون هستش که تعاریف ساده کمی رو به تعریف کمّی و تطبیقی تبدیل کرد. از عادی‎ترین تعریف کمی و تطبیقی «تناسب»[۱۵] هستش. تناسب، تعریفی تطبیقیه که به دلیل همین ویژگی تطبیقی خود دارای کمیت‎های مقایسه‎ایه. دامنه یه تناسب معمولاً بین صفر تا یه در نوسانه. «درصد» شکل دیگری از شاخصه که با ضریب تناسب در عدد ۱۰۰ بدست می‎آید. شکل دیگه این نوع شاخص‎ها «نسبت‎ها» می‎باشن.

تقریبا، تعاریف پیچیده‎تر دارن. فرق نسبت با تناسب در این نکته نهفتهه که در تناسب، صورت، جزئی از مخرج کسر حساب می‎شه و می‎توان اون رو به صورت درصد هم گفت. در حالی که نسبت جزئی از مخرج کسر نیس و دو گروه یا جمعیت جور واجور و غیر متجانس نسبت به هم مقایسه می‎شن. یه نسبت امکان مقایسه دو عنصر غیرقابل مقایسه رو جفت و جور می‎سازه و معمولاً عنصر یا عدد بزرگتر به عنوان مخرج کسر تلقی می‎شه (ساده، ۱۳۷۵، ص ۱۱۲-۱۰۳).

[۱] – Synergy.

[۲] – Kevin.

[۳] – Vision

[۴] – Mission

[۵] – Operational plans

[۶] – Likert

[۷] – NGT

[۸] – Borda

[۹] – Expert choice

[۱۰] – AHP

[۱۱] – DOE

[۱۲] – Six Sigma

[۱۳] – CPI

[۱۴] – BRP

[۱۵] -Proportion